Принцип роботи металевих канцелярських товарів в основному базується на фізико-механічних властивостях металевих матеріалів. Завдяки структурному дизайну та технології обробки вони виконують функції підтримки,{1}}несучої навантаження, зберігання та захисту в офісі. Самі металеві матеріали мають високу міцність, жорсткість і стабільність, що робить їх менш схильними до значної деформації під напругою. Ця характеристика дозволяє їм витримувати вагу документів, обладнання або офісних предметів протягом тривалого періоду часу, зберігаючи при цьому надійність загальної конструкції.
Виконуючи ці функції, металеве канцелярське приладдя часто розробляється з використанням механічних структурних принципів для підвищення практичності та ефективності роботи. На направляючих висувних ящиків використовуються механізми тертя ковзання та роликові конструкції для плавного відкривання та закривання; складні металеві рами столів забезпечують перемикання між розкладанням і складанням за допомогою механічного балансу петель і опорних стрижнів; металеві офісні інструменти, такі як степлери, підсилюють невеликі зусилля руки за допомогою важеля, щоб проникнути та закріпити папір. Ці конструкції по суті використовують передачу та перетворення сили, щоб зробити офісні операції більш легкими та ефективними.